学協会支援

新しい学会運営基盤の構築

選択できる学会運営支援サービス

自前事務局を持つ学術団体には、弊社会員管理システム(Mirth)の利用により、WEBを利用した付加価値の高いサービス、情報発信機能強化、会計業務の簡素化と労務負担の分散による人件費負担の軽減を図ることができます。
自前事務局を持たない学術団体には、完全アウトソーシングで、円滑な事務運営を担保致します。
(2016年4月1日現在:120学術研究団体の事務局業務を行っています。)

事務局機能強化と学術情報発信機能強化!!

学会事務部門では、学術団体が抱える諸問題を解決し、学術研究団体の発展・学術振興を総合的にサポートいたします。
学術領域において市場価値の高いコアコンピタンスを身につけたスタッフが、諸問題に対し適切に対応いたします。

高い会費徴収率

会費徴収率は平均90%に達します。委託後、会費収入が大きく膨らみ、学会の運営基盤が安定化したという声を多く聞きます。
コンビニ決済、振替MTサービス、自動引落等の金融サービスとの組み合わせなく、ゆうちょ銀行の振替口座の利用方法のみで、高い徴収率を達成します。
※コンビニ決済、振替MTサービス、自動引落等の金融サービスを選択することも可能です。

満足度の高い学会運営

学会事務支援業務は、会費徴収、会員管理のみに留まるものではありません。これを主たる業務としている他社とは一線を画します。近年は、委託先都合による業務撤退、委託先への不満から生じる委託先変更の問い合わせが増えています。単なる労働集約型の業務ではありません。我々は、先生方との関わりを深め、顧客の、先生方の欲するところを理解、共有することで、学会の発展に少なからず寄与すべく、コンサルテーション活動を通して、価値あるサービスを提供します。

比類なき会計業務

学会事務担当者が兼務することなく、公益法人法に明るく、会計業務を専門とするスタッフを配置しています。公認会計士と協業し精度の高い会計業務を行っています。

委託先検討のポイント

正社員率
 非正規社員の割合が多い場合、優秀な人ほど、条件の良い会社に転職する傾向があります。人の入れ替わりが多くなる為、ノウハウが蓄積されず、サービス品質の低下を招きます。また、数年後には、撤退してしまう可能性があります。正社員率が70%以上の会社に委託すべきです。

学会事務局運営業務を本業としているか
 学会誌の印刷を本業としている場合、自社の利益にのみ目が向いて、学術研究団体の発展に努める姿勢が乏しい傾向があります。サービス品質が悪く、数年後には、委託先を変えざる得ない学術研究団体が後を絶ちません。また、学会事務センター破綻後に元職員を雇い入れて、事業を立ち上げている場合も同様です。
 委託先の評判と委託を途中でやめる学会が多くないかどうか確認する必要があります。

永続的に委託できる業者であるか
 冠名(親会社)と安値のセットで委託した積りが、実は、業務範囲が狭く、却って、重い費用負担を強いられることがあります。他学会の評判に耳を傾ける必要があります。委託先の評判を確認する必要があります。

※値段の安い業者には理由があります。値段のみではなく、しっかりとした経営理念を持つ業者に委託することをお勧めします。
委託検討時から数年を経て、弊社への委託となる学会が増えています。

高速、高機能メール配信機能の提供

会員の方への一斉メール配信機能を提供します。DMによる会報への通知連絡をメール配信に切り替えることで、印刷、郵送コストを割愛できるだけでなく、有益な情報をタイムリーに配信することができます。高機能なメール配信システムを利用しているので、ただ、メールを配信するのではなく、クリックカウント機能や開封確認機能などを利用しメールマーケティングに活用することができます。また、エラーメール検知によるEメールの到達確認にも対応しています。
(クリックカウント機能:誰がいつ、何を閲覧したのかを知ることが可能)
例)ジャーナル公開のお知らせメールにクリックカウントを利用することで、誰がいつ、どの記事を見たのかを知ることができます。
事例1)小児循環器学会様
・印刷版ジャーナルを廃止し電子ジャーナルへの完全移行。印刷版は受益者負担により一冊からの注文を受け付け。
・発刊の都度、HTML、テキストメールにクリックカウント機能を実装し、会員動向を確認。
メリット
・印刷製本コストの大幅削減
・メールによる全会員への告知
・クリックカウントによる閲覧状況の確認
・EPUB対応による携帯端末での閲覧環境の向上により隙間時間(通勤通学など)の有効活用
小児循環器学会雑誌

マイページ

会員専用のポータルサイトです。会費の支払、単位管理、各種申請、WEB名簿などの機能を網羅しています。
本部、支部用管理者用のポータルサイトの設置で、常に最新の情報を取得、活用することができます。
基幹システムとの連携で、会員情報を一元管理し、各種サービスを利用することができます。

委員会ポータル

各種委員会専用のポータルサイトです。出欠管理、投票機能、ブリーフケース機能、メーリングリスト機能などを網羅しています。
理事会出欠、委任、アンケート、編集委員による論文審査などに活用できます。
(受託学協会様に順次提供。)

事務局機能強化


株式会社国際文献社